Selamlar!
E-postalar hayatımızın o kadar içinde ki, onlarsız nasıldık, bizi ne kadar strese sokuyorlar düşünemiyoruz bile. Ama iyi bir e-posta kutusu yönetimi gerçekten sakin bir zihin ve biten işler demek. Hem kendi deneyimlerimden, hem de aldığım zaman yönetimi eğitimlerinden yola çıkarak, size e-postalarımı nasıl yönettiğimi kısaca anlatmak isterim.
Gelen kutunuzun kontrolünü ele almak, e postalarınızın yönetimi için çok önemli. Genel olarak iki temel yaklaşım var bu konuda, biri her gelen maili etiketlemek ama gelen kutusunda tutmak, biri her gelen mail için (yapılacak, arşiv, sil gibi) bir eylem belirlemek. Bunların ikisini de yapmıyorsanız, bir yaklaşımınız yok demektir 😅. Ben iş e-posta adresimde ikinci yöntemi, kişisel e-posta adresimde ise iki yöntemin karışımını kullanıyorum.
İlk olarak gelen her mail için bir eylem belirleme yaklaşımını konuşalım. Bu gelen kutunuzu yönetmenin ve kalbiniz kadar temiz tutmanın en etkili yolu bana göre. Algoritması ise basit:
- Gelen kutunuza düşen maili açıp inceliyorsunuz. Eğer yapılması ya da saklanması gereken bir şey değilse doğruca siliyorsunuz.
- Eğer gelen mail cevaplanması gereken ve hızlıca cevaplanabilecek bir mailse cevaplıyorsunuz. Sonra saklanması gerekiyorsa arşivliyor, başka bir işlem olmayacaksa siliyorsunuz.
- Eğer mailin içeriğinde sizin yapmanız gereken bir görev gibi bir şey varsa, ya da düşünülerek cevap yazılması gereken bir mailse bunu daha önceden oluşturduğunuz yapılacaklar klasörüne taşıyorsunuz.
- Eğer mailin içeriğinde yapılacak bir şey yok ama saklanması, geri dönüp bakılması, takip edilmesi gereken bilgiler içeriyorsa arşivliyorsunuz.
- Yapılacaklar klasöründeki maillerinizi en fazla 1 hafta içinde bitirmek için yapılacaklar listenize ekliyorsunuz.
İşte bu kadar. Bu beş adımı her mail için takip ederseniz tertemiz ve sizi strese sokmayan bir gelen kutusuna sahip olabilirsiniz.
Burada minik bir hatırlatmanın da faydası olacağını düşünüyorum. Okumadığınız, geldiğinde “aman, hüf” diye içinizden geçirdiğiniz bülten ve ticari e-maillere olan aboneliklerinizi gelen bir sonraki mailde bir dakikanızı ayırıp iptal ederseniz hayatınızın geri kalanında her bir iptal edilen abonelik için bir sürü zaman kazanmış olursunuz.
Kullandığım hibrit yöntem ise bunun biraz daha değişiği. Kişisel e-postam gelen mailleri aynı şekilde değerlendiriyorum. Ancak arşivlenecekleri önceden belirlediğim farklı konulardaki klasörlere aktarıyorum. Silinecekleri siliyorum. Yapılması gereken bir mail varsa da gelen kutumda bekletiyorum, yaptıktan sonra da yine silme ya da klasörleme yapıyorum. Ve kişisel e-postama ait gelen kutum ve klasörlerim tam olarak şöyle gözüküyor ⬇.
İş e-postamın gelen kutusu ve klasör yapısı ise şu şekilde:
Eğer Outlook kullanmıyorsanız, e posta yönetimi konusunda çok faydalı olduğu için kesinlikle kullanmanızı öneririm, üstelik tüm posta sağlayıcılarını (Gmail, Yandex vb) ekleyebiliyorsunuz. Önceden kurallar belirleyerek maillerin farklı klasörlere gitmesini sağlayabilir, mail doğrudan size mi yoksa bilgi olarak size mi geliyor diye bakmaya gerek kalmadan renklendirebilir, bayrak ekleyerek takibi kolaylaştırabilir (ki bu Todo App ile de bağlı olduğu için yapılacaklara gitmesini de sağlıyor), kısayollar ekleyerek gelen kutusu yönetiminizi hızlandırabilirsiniz, bu konuda şu videoyu (İngilizce) izlemenizi kesin öneririm:
Ayrıca yukarıda değindiğim kural koyma gibi verimli araçlar için de Leila’nın şu videosunu öneririm:
Ben geçtiğimiz haftalarda bir gün gözümü döndürüp bütün e-posta adreslerimde ciddi bir temizlik yapıp bu sistemi kalıcı olarak mail adreslerime uyguladım. Kişisel e-posta adresimin yaklaşık 14 yıllık bir tarihi olduğu için dokunulmamış 8 bin e-posta vardı, biraz acılı oldu ama şu an 439 e-posta ile tertemiz, hafif ve stressiz bir e-posta adresi oldu.
Bir de bunun ekolojik bir yanı var. Her bir e-posta en az 40 gr kadar karbon salımına sebep oluyor. Gelen kutumuzda tuttuğumuz e-postaların karbon ayak izi konusunda detaylı bir bilgiye sahip değilim ama serverlarda tutulduğu, o serverların düzenli elektrik ve soğutmaya ihtiyaç duyduğunu düşününce, pek de az olmayacağı düşüncesindeyim. Yani hem gereksiz abonelikleri iptal edip, hem de e-posta kutunuzu bu şekilde yönettiğinizde dijital karbon ayak izinizi de küçültmüş olursunuz.
E-postaların hayatımızda yarattığı bir diğer stres sebebi ise hemen cevap vermenin şart olduğunu düşünmemiz. Genel olarak cevap bekleyen e-postalara 1 gün içinde dönülmesi en etik kabul edileni, hemen dönmek beklenmiyor yani. Sık sık e-posta kontrol edip odağınızı sürekli bölüyorsanız, günde 4 kere ya da belirli aralıklarla e-postanızı kontrol etmenizi kesinlikle öneririm. Zaman yönetimi eğitimlerimde en çok vurgulanan konulardan biriydi bu. Günde 4 kere kontrol etmek isterseniz sabah çalışmaya başladığınızda, öğle yemeğinden önce, öğle yemeğinden sonra ve işinizi bitirip çalışma gününüzü sonlandırmadan hemen önce kontrol etmeniz öneriliyor genelde. Ama daha yoğun e-postalaşmanın olduğu bir işteyseniz, her saat başı 5 dakikanızı e-posta kontrollerine ayırabilirsiniz. Unutmayın, çok önemli bir konuysa, e-postayı atan aciliyet için sizi arayacaktır, hatta arar çünkü daha mantıklı ve hızlı. Bu konuda altı çizilen önemli bir nokta da sabah uyandığınızda ve akşam yatmadan önce e-postalarınızı kontrol etmemeniz. Çünkü stresin önemli bir kaynağı gözünüzü açar açmaz ya da gözünüzü yummadan tam önce sorumluluklarınızla yüzleşmeniz olabilir.
Benim e-posta yönetimim bu şekilde. Hem stresinizi, hem de ekolojik ayak izinizi küçültebildiğiniz bu yöntemler umarım size de fayda sağlar.
Sevgiler.
Atıksız Minimalist Blog 