Zaman Yönetimini Öğren, Zamanının Efendisi ol!

Herkese Merhaba!

Uzun süredir yazmak istediğim yazılardan birinin sonunda başına oturdum. Instagram’da atıksız yaşam paylaştığım kadar zaman yönetimi, ajanda kullanımı ve planlama gibi konularda da paylaşımlar yapıyorum ve istisnasız her seferinde en az bir “nasıl yapacağız” sorusu geliyor. O yüzden hem zaman yönetimi konusunu hem de ajanda kullanımını şöyle detaylıca bir ele alma zamanı geldi, geçiyor bile!

Bugün zaman yönetiminden bahsedeceğim. Benim için zaman yönetimi=plan yapmak. Ama bu konuda aldığım eğitimlerle aslında küçük detayların da bu işin bir parçası olduğunu öğrendim. O yüzden plan yapma detaylarına başka bir yazıda değineceğim, bu yazı ise yapacağınız planın işler olmasını sağlayacak detayları içerecek. Hazırsanız başlıyoruz!

Zamanımız Kısıtlı

Öncelikle unutmamamız gereken şeyin zamanın kısıtlı bir kaynak olduğu. Evet, sonsuzdan gelip sonsuza gidiyor, ama bizim o sonsuz zaman içindeki varlığımız sınırlı. 1 günü 24 saat, bir yılı 365 gün, bir ömrü de ortalama 80 yıl yaşıyoruz ve yaptığımız her bir hareketin belli bir süresi oluyor. Uyusanız da, esneseniz de, düşünseniz de zaman gerekiyor. Dolayısıyla evet dediğimiz her şey bizim bu kısıtlı zamanımızdan bir pencerelik zaman gasp ediyor. Yapmak istediğimiz şeylere ise zaman bulamıyoruz. Eğer gün içerisinde yaptığınız şeyler üst üste biniyor, verdiğiniz sözler çakışmaya başlıyorsa bir analize ihtiyaç var demektir. Bu noktada şöyle bir düşünün, hangi aktivitelerden vazgeçebilirsiniz? Neleri başkalarına aktarabilirsiniz? Neleri yapmak zorundasınız? Ardından size sorulduğunda hayır diyeceğiniz işleri düşünün. Mümkünse bunları bir kenara not alın. Hayır demek bencillik değildir, evet deyip yapmamak daha kötüdür. Hayır diyeceklerinizi hayır deyin. Vazgeçilecekleri ve delege edilecekleri de üstünüzden atın. Elinizde sizin yapmak zorunda olduklarınız kalsın. Bir kenara da yapmak istediklerinizi, plan yapma kısmı için, not alın.

Ortak Üretkenlik Engelleri

Hafızaya fazla güvenmek

Farkındaysanız her şey için yazın diyorum. Çünkü insanlar genelde hafızalarına güvenmek eğilimindeler. Hafızaya güvenmek iyi bir şey ama yapmak istediğiniz her şeyi attığınız bir kutu gibi kullanmak onu tüketebilir. O yüzden yazmak çok iyi.

Bir sisteme sahip olmamak

Evet, iyi ama nasıl yazacağız? Bir sistem oturtmalısınız. “Şu en iyidir” diyemem çünkü herkes için işleyen sistem başka. Bullet journal olur, yapılacaklar listesi olur, ajanda tutmak olur, not alma sistemi size kalmış. Ben bullet journal&yapılacaklar listesi yedirilmiş bir ajanda kullanuyorum mesela. Önemli olan düşünceleri yakalamak, organize etmek, önceliklendirmek ve dokümante etmek. Çünkü gün içerisinde beynimizi uyaran çok fazla girdi oluyor, bunları organize etmemek zamanla kronik strese sebep olabiliyor, dahası bir şeyleri kaçırmaya da sebep oluyor.

Dikkat dağıtıcılar

Zaman yönetiminin bir diğer kolu da dikkat dağıtıcıları yönetebilmek. Açık bir ofis, bir kütüphane, sürekli bildirim yağan bir cihazın yanı gibi uyarıcıların çok olduğu bir yerde çalışıyorsanız belki de biraz kontrole ihtiyaç duyuyor olabilirsiniz. Yapılan çalışmalara göre nörotipik insanlarda bir anlık dikkat dağınıklığını toparlamak 23 dakikalık çaba gerektiriyormuş. Dikkat eksikliği gibi nöroçeşitlilik söz konusuyla bu süre çok daha uzun. 8 saatlik mesaide 21 tane 23 dakika olduğunu düşünürsek, eğer gün içerisinde dikkatinizi 21 kere bölen bir şey varsa, aslında hiç odaklanmıyorsunuz demektir. Bu yüzden bu uyaranları azaltmak önemli. Kulaklık takmak gibi fiziksel engelleri de kullanabilirsin, ya da aşağıdaki şekilde kendini tanıyarak doğrudan bazı dağıtıcıların oluşmasına engel olabilirsin.

Kişiselleştirilmiş Üretkenlik

Öğrenme şekliniz, kronotipiniz, iş/yaşam dengesinden beklentiniz, içe/dışa dönük oluşunuz odaklanma yöntemlerinizi etkiler. Bu yüzden başka bir kişinin yöntemi size birebir uymaz.

Kronotip

Kronotip sizin sabah insanı mı yoksa gece insanı mı olduğunuzun ifadesi aslında. Ya da belki akşam üzeri. Yani üretken olabildiğiniz vücut saatini ifade ediyor. Hangi saatlerde uyanıksınız, enerjiksiniz gibi. Bu biraz da fizyolojik bir şey olduğu için değiştirmek zor, onun yerine bunu bilip buna uygun davranabilirsiniz.

Buradaki testi çözerek kronotipinizi detaylı şekilde öğrenebilirsiniz.

Dünya nüfusunun yalnızca %30’u sabah insanı olmasına rağmen çalışma-okul saatleri hep sabah insanlarına göre ayarlanmış. Dolayısıyla sabah insanı değilseniz hayatın sizi zorlayacağından şüphe yok. Ama belki enerji düzeyini düzenleyerek işe başlayabilirsiniz.. Hangi saatlerde ne yaptığınıza bakın. Genel bir boşlama durumu varsa sizi odaklanmaya yönlendirecek şeyler neler bir bakın. Sabah rutinlerini engellemeye çalışın. Yapılabilecekleri akşamdan yapabilir, sabah işlerini azaltabilirsiniz. Eğer şanslıysanız belki kendi saatlerinizde çalışabileceğiniz bir iş bile bulabilirsiniz.

Sabah insanıysanız zaten dünya düzeni sizden yana, organizasyon size göre yapılmış. Ne yapıyorsanız yapmaya devam edin, zaman az geliyorsa daha erken uyanın, enerjiniz çoksa spor yaparak atın.

Öğrenme biçimi

Tabii ki bu konuda çok daha detaylı çalışmalar var ancak genel olarak 3 öğrenme biçimi olduğu düşünülüyor: dokunarak, görerek, işiterek. Öğrenme biçiminizi bilmek üretkenliğini çok artırır. Çalışma şeklinizi öğrenme şeklinize göre düzenlemek bilgileri daha verimli şekilde işlemenizi sağlar. Bu da üretkenliği artırır.

Bu pratikte ne anlama geliyor? Mesela görsel öğrenenlerdenseniz:

• En ön sırada oturmak daha kolay öğrenmenizi sağlar
• Toplantılar öncesi görsel olarak size hitap edecek çıktı almak, bilgisayarınızda ilgili notları açmak iyi gelir.
• Telefonla konuşmak yerine görsel toplantılara katılmak daha faydalı olur.
• Sessiz bir yerde çalışmak daha verimlidir.
• Görsel dağınıklığı ortamdan kaldırmak işe yarar.
• Bir kağıt üzerinde beyin fırtınası yapabilirsiniz.

Böylece bilgiyi doğal öğrenme şekliyle beyninize vermiş olursunuz. Öğrenme şeklinizi şuradaki testi çözerek öğrenebilirsiniz. Test sonucunda verilen önerilere göz atmayı unutmayın.

İş/Yaşam dengesi beklentiniz

Burada genel olarak 2 sınıf insan var. Birleştiriciler ve ayırıcılar. Birleştiriciler iş ve kişisel yaşamları arasında bir çizgiye ihtiyaç duymayan, evden iş maili atmayı, işte kişisel aramalar yapmayı abes görmeyen insanlardır. Ayırıcılar ise işteyken yalnızca iş düşünen, evdeyken aklına iş gelsin istemeyen insanlardır. İş ve yaşam arasında kesin bir ayrım beklentisi olur ayırıcıların.

İnsanların %70’i birleştirici özelliktedir. Bunların yarısı böyle olmaktan memnundur, gerisi teknoloji ve beklentiler gibi sebeplerle birleştirici olmuştur. Siz de kendi durumunuzu bu ayrıma göre değerlendirebilir, hangi sınıftaysanız, memnun musunuz diye bir düşünebilirsiniz.

Eğer birleştiriciyseniz biraz iş-yaşam çizgisi koymak zaman yönetimi açısından iyi olabilir. Önemli durumlar dışında iş dışında çalışmamaya özen gösterebilir, gerekirse internet bağlantınızı kesebilirsiniz. Eğer ayırıcı iseniz iş dışı zamanın planlanması sizde olumlu etki yaratır, üretkenliğinizi artırırsınız. Planlamak kötü hissettirmez.

İçe/dışa dönüklük

Dışa dönükler etrafta insan olmasından enerji bulurlar, içe dönükler ise yalnız olarak şarj olurlar. Dışa dönükler açık ofisler, kalabalık çalışmalar severken içe dönükler tek olmayı sever. Ambivertler ise iki duruma da ayak uydurabilir, ikisi de olur. Bunu bilmek insanın çalışmasını ayarlamak için işe yarar. Dışa dönükseniz enerji dolmak için enerjinizin düştüğü zamanlara toplantı koymalısınız ki başkaları ile şarj olasınız. İçe dönükseniz çalışma düzeninizde büyük boşluklar yaratmalısınız ki şarj olabilesiniz. Takviminizde peşpeşe görüşmeler olmaması yararınızadır. Eğer “ambivert” iseniz size uygun olanı deneyerek görmeniz gerekir. Ne olduğunuza karar veremiyorsanız buradaki testi çözerek bir sonuca varabilirsiniz.

Görev Yönetimi

Tek sisteme sadık kalın

Zaman yönetiminin en önemli kolu görev yönetimidir. Görevleri 10 farklı yere yazıp o 10 farklı yerin 5’ini kaybederseniz çuvallayabilirsiniz. O nedenle yapmanız gereken her şeyi tek bir yere yazmak en ideali. Bunun için bir defter de kullanabilirsiniz, bir telefon/bilgisayar aplikasyonu da. Önemli olan nasıl yazdığınız. Yani o görevin detaylarına yer vermelisiniz. Bitiş tarihi ne zaman, alt kırılımları var mı, hangi başlık altında, tekrarlayan bir görev mi gibi detayları mutlaka yanına not almalısınız. Ben şahsen bunun için Microsoft Todo uygulamasını kullanıyorum. Hemen telefondan, hem bilgisayardan hem de web’ten ulaşabiliyorum, aynı zamanda Outlook üzerinden e-postalarıma da senkronizasyon sağlayabiliyorum. Ancak Google Tasks, Apple Reminders, To-doist ve Notion gibi uygulamalar da tercih edilebiliyor.

Zihinsel Çöplük

Demek istediğim “brain dump”, çevirince ne desem bilemedim. Sistemi kullanırken öncelikle bir braind dump oluşturmak zihni rahatlatır. Yani aklınıza gelen her şeyi önce bir yere yazın. Her şeyi derken, gerçekten. Sorular, adımı belli olmayan projeler, fikirler, hepsini yazın. Yazın ki gerekli, önemli bir şeyse önceliklendirebilir, değilse erteleyebilirsiniz. Yazmanız aklınızdan çıkmasını sağlamasa bile bir noktada kaybolmasını engeller. Gün içerisinde brain dump zamanlarınız olsun, mesela sabah kalkınca, işe başlarken, işten çıkarken ve yatarken aklınızdan geçenleri 5 dakikada yazın. Daha sonra bunları zaman periyotlarına ya da önemlerine göre sıralayın, mesela her öğle arası, brain dump listenizi önünüze alın ve hangileri günlük, haftalık, 15 günlük, aylık, 6 aylık ve yıllık ya da daha uzun süreli ve/veya profesyonel ve özel olarak ayırın.

Sistem Bileşenleri

Şimdi görevlerin detaylarını yazma vakti. Sadık kalacağınız sistemi/platformu seçtiniz, brain dump’ınızı yaptınız. Şimdi sıra sistemi işler hale getirmede. Seçtiğiniz sistem/platform ne olursa olsun, şu detayları içermeli:

• Görev/proje adı (mümkün olduğunca detaylı)
• Sonraki eylem (savsaklamaya engel olur)
• Sonraki eylem tarihi (sonraki görev tarihi belirlemek önünüzü görmenizi sağlar)
• Son tarih (olmayanlara da siz ekleyin)
• Durum (başlanmadı, sürüyor, bitti gibi size mantıklı gelen düzeni koyun, renk de verebilirsiniz, önceliklendirme için de durum da koyabilirsiniz isterseniz)
• Dokümantasyon/notlar (ne zaman ne yaptınız, içeriği ne barındırmalı, neden vs gibi şeyleri not alın)
• Kategori/etiket (opsiyonel bir şey. Kendinize kalmış, ayırıcıysanız iş/kişisel olarak ayırabilirsiniz)
• Öncelik (opsiyonel)

Ben bu kısımda MS Todo’nun detaylarını kullanıyorum.

Görselde de göreceğiniz gibi solda (bir ayırıcı olduğum için) farklı kategoriler var. Sağda ise görevin detayları yer alıyor. Bir başlığı var, alt adımlar ekleyebiliyorsunuz. Ayrıca alarm kurabiliyor, son tarih ve tekrarlama ayarları yapabiliyorsunuz. Ayrıca ilgili bir dosya ya da URL ekleyebilir, gerekli notları da alabilirsiniz. Bütün todo uygulamaları aşağı yukarı bu özelliklere sahip.

Sistemin İşlerliği

Sistemin devam etmesi için mutlaka bir sonraki görev tanımı yapın. Böylece neyi bitirince neyle devam edeceğinizi bilirsiniz. Bunu zaman ayrımı ve önceliklendirmeye göre yapabilirsiniz. Sonra da sonraki eylem tarihlerini belirleyebilirsiniz. Böylece tarihe göre sonrasında ne yapacağınızı açıkca yazan ve tarihe göre sıralı takip edilebilir bir liste elde etmiş olursunuz.
Yaptıkça da mutlaka güncelleyin. Ve bir şey kalmayacak şekilde görevleri tamamlayın. Yani temel olarak izlenecek adımlar şöyle:

• Fiziksel ya da elektronik bir not sistemi oluşturun
• Günde 1-5 defa brain dump yapın
• Brain dump’ı sisteminize aktarın
• Görevlerle ilgili e-posta gibi şeyler varsa onları da listeye ekleyin
• Doğrudan görev listenizden çalışın, aklındanız değil
• Her gün görevleri ve takvimi yenileyin

Önceliklendirme

Yapacaklarınızı bilmenin yanında ne yapmayacağınızı da bilmeniz gerekiyor. Önceliklendirme işte bu noktada, neyin yapılmayacağını, neyin yapılması gerektiğini belirleme sonrasında gelen yapılacakları sıralama adımı.

Ne yapacağınız ve yapmayacağınız bir seçenektir. Ama bunu bilmeniz gerekir ki sonra zaman yönetiminde saçmalamayın.

 2 soru var sormanız gereken:

1. Bunu yapmak beni amaçlarıma ulaştıracak mı?
2. Ulaştıracaksa benim tarafımdan yapılmak zorunda mı?

1’e hayır derseniz yapmayın, 1’e evet, 2’ye hayır derseniz başkalarına verin işi.

Önceliklendirmek demek amaçlarına yönelik değerlendirmek demek. Gün kendi halinde geçmesin, önceliklendirerek planlayın.

Önceliklendirme için farklı yöntemler var. İlk tercih edebileceğiniz işlerin son tarihleri. Ama her işin son tarihi olmuyor, mesela gitar çalmayı öğrenmenin bir son günü olmuyor genelde. Böyle bir noktadaysanız Eisenhower matrisi diye anılan bir matrisi sizlere tanıtmak isterim.

İşleri aciliyet ve öneme göre değerlendiren bu matrise yerleştirdiğinizde yap kısmı en önceliklisi, planla ise onun ardından geleni.

Bir diğer kullanılabilir matris ise etki/zorluk matrisi.

Burada aciliyet göz önüne alınmıyor, etkiden de kasıt işinize ya da yaşamınıza etkisi. Çok etkili ama çok zor olan bir görevi uzun-erimli bir proje olarak ele alabilirsiniz, düşük etkili ve uzun süreli şeyleri yapmayın mesela. Düşük etkili ama kolay bir şeyse yapabilirsiniz ya da delege edebilirsiniz, ancak önce kolay ve etkisi yüksek şeyleri yapın. Bi türlü bitmeyip enerjinizi çeken şeyler zor, acil olmayan ve etkisiz şeyler olabilir. Elindekilerinizi böyle değerlendirin.

Eğer sonraki aksiyonun tarihini tam karar veremiyorsanız, ne zaman yapılacağı belli olmayan bir şeyse biraz ileri bir tarihe atın. Mesela Peru’ya gitmek gibi aşırı izafi bir şeyse bunu sonraki sene başına atın. Hala yapmak istiyorsanız ona göre davranın. Yarın yapamayacağınız ama bu hafta yapmanız gerekiyorsa hafta sonuna atın gibi çözümleri kendinize göre belirleyebilirsiniz.

Günlük Önceliklendirme

Tarihleri belirlediniz. Peki bugüne düşenler arasından hangisini önce yapcaksınız?

Önce “must do”lar yapılmalı. İkinci olarak kısa sürecek basit işler (mail atmak, tlf etmek gibi gibi), bu tarz işler bittikçe zihni rahatlatır ve sizi motive eder. Üçüncü olarak “nice to haves” yani yapmanın keyifli olduğu şeyler yapılabilir.

Gün ortasında bir önceliklendirme oturumu yapın kendinize. Yeni gelen görevlerle yapılması gerekli kalan görevleri kıyaslayıp hepsini yeniden değerlendirin. Daha önemli bir şey geldiyse onu önceliklendirin. Must doları yaptıktan sonra geri kalanlara devam edin.

Yapılacakların hepsini yapamazsanız ne olur? Önceliklendirme yaptığınız için geriye önemsiz olanlar kalacağından kendinizi çok da bunaltmazsınız. Kalan işleri yarın için ya da sonraki çalışmanız için yeniden önceliklendirebilirsiniz.

“Gecikmiş” işleri engelleyin

Bir şeylerin bitmemesinin bazı sebepleri var:

1- İş, ayrılan zamanı dolduracak şekilde genişler.

2- Yapamadığınız şey, tanım gereği, en önemsiz şey. Yaptığınız şeyler için sevinin.

3- Yaptıkça bu konuda iyileşeceksiniz. tampon zamanlar gibi yöntemleri öğreneceksiniz.

Peki hala yapılmayan şeyler ne olacak? Gelecek için yeniden önceliklendirin. Planınız statik değil, çünkü hayat da öyle değil. O yüzden, planlar esnek olmalı ve gerçek hayatı yansıtmalı. Bir işi bitmemiş ya da planlanmamış bırakmak o işin bitmesi açısından gerçekçi değildir. Gelecekte tekrar yapılmak için tekrar planlanmalı. Böylece kafanızdan da atmış olursunuz.

Acil Durumlar

Günlük acillerle nasıl baş edeceğiz? Planı yaptınız ama hop acil bir şey çıktı. Bunun gibi şeyleri genele acil deriz ama acil olmayabilir. O yüzden bir zamanını kontrol edin işin.

Ama hakikaten acil olanlar var, onları:

1. “Must do” işlerini bitirdiyseniz hemen yapın
2. “Must do” var ama idare edebilecekseniz yine yapın
3. Ama olmuyorsa, özür dileyin, zaman isteyin ve önceliklendirin ya da delege edin.

Planlama

Planlama hayati bir şey, sadece zihninizi boşaltmaz, işlerin bitmesini de sağlar. Planlama yapınca masaya oturduğunuzda ne yapacağınızı bilirsiniz. Hedefler belirleyip alt kırılımları yaptığınızda motivasyonunuz artar, yapıyor olmayı düşünmeden yaparsınız. Plan yapan insanlar yapmayan isanlardan %20 daha hızlı çalışıyorlar, düşünsenize artan boş zamanın size sağladığı özgürlüğü… Tabii burada planlamayı katı bir usta olarak değil esnek bir yardımcı olarak görmek şart.

Planlama bir iş değilmiş gibi görünse de gerçekten bir iştir. Her işin bir parçası aslında planlamadır. Bu yüzden ciddiye almak iyi olabilir.

Gün sonunda bir 10 dakika ayırıp ertesi gün ne yapacağınıza karar verebilirsiniz. Bunun için brain dump ve önceliklendirme listenizden kalanları gözden geçirebilirsiniz. Eğer zamanınız ve enerjiniz varsa önceliklendirmeyi bile akşamdan yapabilirsiniz. bu da günü/mesaiyi boşalmış bir zihinle bitirmenizi sağlar.

Aynısını haftanın sonunda da yapabilirsiniz. Örneğin cuma günü sonraki hafta için 20-30 dakika ayırıp haftalık brain dump’ınızı ve öncelikler listenizi inceleyebilirsiniz. Büyük projeler için ajandanızda zaman bloklama yapabilirsiniz. Sonra da haftasonunu tamamen çevrimdışı geçirebilirsiniz.

Küçük görevleri böyle planlarken büyük hedefleri de atlamamak lazım. Her büyük hedef aslında küçük adımlardan oluşur. Bu küçük adımların gerçekleşmesi için de plan yapmak şart. Hedeflerinizi belirli mihenk noktalarına bölüp onlara birer son tarih verebilirsiniz, sonra da onları alt basamaklara bölerek günlük ve haftalık planlarınıza yedirebilirsiniz. Hedefinize ulaşmak için ihtiyacınız olan mihenk taşları neler, bunlara ulaşmak için neler yapmak gerekiyor, bu eylemler ne kadar zaman alacak sorularını cevaplayıp bunları birer görev ve sonraki görev olarak sıralayabilirsiniz.

SMART planlama

SMART yaklaşımını hedeflerinizde ve planlamalarınızda da kullanabilirsiniz.

• hedefiniz spesifik mi? (Spesifik bir noktaya mı işaret ediyor?)
• hedefiniz ölçülebilir mi? (Spesifik noktaya gidişinizi ölçebilecek misiniz?)
• hedefiniz ulaşılabilir mi? (Gerçekçi bir ulaşabilir hedef olmalı. Esneyebilir ama korkunç olmamalı.)
• hedefiniz sizinle ilgili, size uygun mu?
• hedefiniz zamana bağlı mı? (Yarı noktanız ne yaptığınızı ölçmek için)

Odaklanma

Tek bir iş

Multi-tasking bir mit. elbette yapılabilir, ama zihinsel sağlığımızı ve üretkenliğimizi yok eder. Odaklanmamızı azaltır. Tek bir anda planınıza göre tek bir işe odaklanmak sonuçca daha hızlı ulaşmanızı sağlar.

Dikkat dağıtıcıları azaltmak

3 ana dikkat dağıtıcı var: insanlar, kendimiz, teknoloji. Bu üçü odaklanmamızı öldürmeden önce proaktif davranıp önlem almalıyız. Kolay olan teknolojiyi kontrol etmek. rahatsız etme modu, bildirimleri kapatmak, çevrimdışı çalışmak teknolojik dikkat dağıtıcıları engelleyebilir. Diğer insanları engellemek için kulaklık kullanabilir, odaklanma zamanlarında özellikle sizi rahatsız etmemeleri konusunda uyarabilirsiniz. Zor olan kendimizi kontrol etmek. Temiz, toplu bir çalışma alanı, telefonu göz önünden kaldırmak, masaüstü arkaplanı gibi şeyleri dikkat dağıtıcı görsellerden seçmemek kendimizi kontrol etmemizi sağlar.

En çok ne zaman, ne olunca dağılmış hissediyorsunuz, bunu gözlemleyip not alın, sonra da çözümler düşünün ve uygulamaya geçirin.

Zaman bloklama

Bu benim en çok kullandığım yöntem (aşağıda bir görselini ekledim). Takviminizde belirli zaman aralıklarını belirli görevler için tamamen kapatıyorsunuz. Bir göreve zaman ayırmazsanız o işi yapmazsınız. Bu yaklaşımla her işe belirli bir zaman ayırmak gerekiyor. Bu kendinizi takip edip üzerinizdeki iş yükünü yönetmenizi sağlar. Savsaklamanıza da engel olur. Bunu dijital olarak da kağıt üzerinde de yapabilirsiniz.

Zaman bloklamada bir görevin ne kadar süreceğini bilmiyorsanız en iyi tahmininizi yapıp ona göre zaman ayırabilirsiniz. Farklı etkinlikler arasında kendinize soluklanmak için 5-10 dakika zaman bırakmayı da ihmal etmeyin. Bir de ders çalışmak gibi aşırı odaklanma gerekiren ama tek seferde bitmeyecek işler için günlük derin odaklanma zamanları ayırıp, o derin odaklanma zamanlarında ne yapacağınızı her gün sabahında belirleyebilirsiniz.

Dokümente Etme

Aynı yapılacakları yazmak gibi yapılanları yazmak da zihninizin hafiflemesini sağlar. Bir iş bitti mi, yarım mı kaldı, neresinde kaldı, neden bitmedi, nasıl engellerle karşılaştınız gibi notlar almak iileride zaman planlaması konusunda daha kesin tahminlerde bulunmanız konusunda size yardımcı olur. Her iş bittiğinde 10 saniye ayırarak bunları not almak sisteminizin işlerliğini artırır. Hatta iş yerinde her bir işin alt adımlarını da not alırsanız, bu işleri başkalarına aktarmanız için elinizde hazır eğitim dokümanları bile oluşmuş olur zamanla.

Molalar ve Ödüller

Basit zannedilen ama çok önemli olan bir konu bu. Kendimizi şarj etmemizi sağlar. Molalar için Pomodoro tekniğini kullanabilirsiniz. Pomodoro tekniği temel olarak üst üste 4 sefer 25 dakika çalışıp 5 dakika mola vermek, 4 sefer sonunda da 30 dakika mola vermeye dayanan bir sistem. Bunu kendi odaklanma kapasitenize göre 50-10 dakika şeklinde de yapabilirsiniz. Pomodoro sürecinde dikkatinizi dağıtacak bir eşy olursa bir kağıda not alın. Bu arada, boşluklarda telefonla oynamamalısınız. Gözlerinizi dinlendirmek, basit egzersiz hareketleri yapmak, çevrenizle sohbet etmek beyninizin yenilenmesini kolaylaştırır. Aldığınız notları da brain dump ile birlikte gözden geçirebilirsiniz.

Peki bütün bunlar nasıl yapılacak?

• Sınırlarınızı önceden belirleyin. Akşam ve haftasonunda e-posta ve telefonla uğraşmak istemediğinizi açıkca belirtin.
• Çalışma sınırlarını baştan belirleyin, dışarı çıkarken bilgisayarınızı evde bırakın.
• İzin zamanını sonuna kadar kullanın, gerekirse ofis dışında olduğunuzu e-posta ile bildirin.
• İzninizi hak ettiniz, kullanın onu.
• Bir ödül listesi hazırlayın kendine. Bilinçli molalarınızda ona bakın.

Sonuç olarak

Kimse zamanını yönetmek zorunda değil elbette, ancak bu konuda derdi olanlar için bu yöntemler bende çok işe yaradı. Umarım size de faydası olur. Bir de son olarak iki kuraldan söz etmek istiyorum:

2 Dakika kuralı

Eğer bir işi yapmak 2 dkdan az sürecekse hemen yapın. Sisteme koymaya değmez, hemencik yapın. Ama bunu bir şeyi yaparken değil, blok ya da gün sonunda yapın.

Tek dokunuş kuralı

önünüze gelen görevlere yalnızca 1 kere dokunun, değin. Yani bi seferde yapıp bitirin mümkünse. E-postayı bir seferde yazıp bitirin. Cevaplama zamanınız yoksa okumayın bile. Defalarca okuyup en son cevap yazmak yerine zaman kaybetmeden bi seferde yapın.

İşte böyle, çok uzun bir yazı oldu ama “ultimate guide” niteliğinde oldu. Bir sonraki yazı yıllık plan yapıp ajandayı kullanmak üzerine olacak, o zamana kadar, görüşmek üzere 🙋🏻‍♀️.